Vacature: Administratief medewerker met impact – fietstaxi Gent (halftijds, ochtend)

Maak kennis met De Fietsambassade 

De Fietsambassade ondersteunt Gentenaars met een breed aanbod aan fietsdiensten, zoals fietsverhuur en -herstel, beheer van de Gentse fietsenstallingen en -parkings, een recupatelier voor tweedehands onderdelen en -fietsen, fietslessen en de fietstaxi. Met onze bijna 100 collega’s maken we fietsen in Gent elke dag toegankelijk en laagdrempelig voor iedereen.
We zetten daarbij sterk in op sociale tewerkstelling en creëren zo kansen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

De Fietsambassade Gent vzw is een EVA (extern verzelfstandigd agentschap) van de Stad Gent, mee opgericht door Gentse Hoger Onderwijsinstellingen: Universiteit Gent, Arteveldehogeschool, Luca School of Arts, Odisee en HoGent.

Onze fietstaxidienst

De fietstaxidienst, die ooit begon als een kleinschalig burgerinitiatief, groeide in enkele jaren uit tot een warm, professioneel project gedragen door 4 medewerkers en een 60-tal enthousiaste vrijwilligers. Op 4 jaar tijd verviervoudigde het aantal ritten: van 2.000 in 2022 naar 8.000 in 2025. Dat betekent 8.000 keer dat een minder mobiel persoon opnieuw kan deelnemen aan het Gentse leven. 

En we hebben ambitie om nog verder te groeien, tot minstens 11.000 ritten in 2030. Zin om daar deel van uit te maken? Dan hebben we goed nieuws: we zijn op zoek naar een administratief medewerker om ons fietstaxiteam te versterken.

Jouw plek in de organisatie

Als administratief medewerker fietstaxi maak je deel uit van het team ‘Iedereen op de fiets’, dat bestaat uit twee deelwerkingen: de fietstaxi en de fietsschool.

De fietstaxidienst telt vier collega’s: twee medewerkers fietstaxi, een fietshersteller en een administratief medewerker (wie weet ben jij dat binnenkort).

Het team fietsschool bestaat uit twee medewerkers, die fietslessen organiseren voor volwassenen, kinderen en jongeren. 

Samen met de coördinator vormen we met zeven collega’s een hechte ploeg. Daarnaast kunnen we rekenen op een enthousiaste groep vrijwilligers: een 50-tal bij de fietsschool en een 60-tal bij de fietstaxi.

Jouw rol in het team fietstaxi:

• Je neemt reservaties aan en plant deze zorgvuldig in, vooral telefonisch maar ook via mail. Je staat de passagiers vriendelijk te woord en boekt elke rit vlot en correct.
• Je verzorgt de ochtendpermanentie van de noodtelefoon. Daarbij ondersteun je onze fietsers bij vragen of onverwachte situaties onderweg. Je start je werkdag om 7u30 op kantoor. Je houdt het hoofd koel bij onvoorziene omstandigheden en zorgt ervoor dat de ochtendritten soepel verlopen.
• Hier besteed je het grootste deel van je tijd aan. Daarnaast draag je bij aan de goede werking van de dienst door je collega’s te ondersteunen met uiteenlopende administratieve taken, zoals het verwerken van vrijwilligersvergoedingen, het opstellen van facturen, het voorbereiden van evenementen, het opvolgen van de kassa ... Je schakelt vlot tussen verschillende taken en behoudt het overzicht.

Profiel en competenties

• Je hebt een hart voor onze doelgroep en gelooft in toegankelijke mobiliteit voor iedereen. Veel van onze passagiers zijn oudere personen of personen met een handicap. Met jouw geduldige, vriendelijke en duidelijke communicatie zorg je ervoor dat elke reservatie een aangename ervaring wordt. Tegelijk weet je prioriteiten te stellen en kan je ook minder leuke boodschappen communiceren, bijvoorbeeld wanneer de planning vol zit en er geen rit meer kan geboekt worden.
• Je bent een rustige en oplossingsgerichte persoon. Via de noodtelefoon help je fietsers en passagiers bij vragen of onverwachte situaties onderweg. Dankzij jouw kalme aanpak en praktische ingesteldheid zorg je ervoor dat alles zo snel mogelijk weer vlot loopt.
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd en houdt makkelijk overzicht. Zo zorg je ervoor dat elke passagier op het juiste moment op de juiste plaats wordt opgehaald en afgezet. Met jouw oog voor detail houd je de planning betrouwbaar en overzichtelijk. Je bent vlot met digitale tools (Outlook, planningstools, Excel …) of maakt je die snel eigen.

Waarom is deze job de max, volgens je toekomstige collega’s?

• Je werkt voor een organisatie die bewust kiest voor inclusie, sociale tewerkstelling en duurzame mobiliteit. 
• Je maakt écht impact. Met onze fietstaxi help je minder mobiele personen om zich te verplaatsen en sociaal actief te blijven. Voor veel van onze passagiers betekent dit het verschil tussen thuisblijven en eropuit kunnen.
• Je staat er niet alleen voor. Je maakt deel uit van een klein, maar warm en betrokken team waar iedereen klaarstaat voor elkaar, ook wanneer het even druk of uitdagend wordt.
• Je komt terecht in een bruisende omgeving en werkt samen met een grote groep enthousiaste vrijwilligers die mee het hart vormen van onze werking.
• Je start vroeg, maar bent ook vroeg klaar. Ideaal als je graag nog iets aan je dag hebt.

Jouw werkritme en locatie

• Je werkt elke weekdag in de voormiddag van 7u30 tot 11u18 
• De eerste maanden zal je werken op ons kantoor in de fietsschool, Fohrstraat 45 in Gent. Maar vanaf november verhuist de fietstaxidienst, en jij dus ook, naar onze plek op de Kattenberg 2 in Gent.
• Startdatum: zo snel mogelijk, onderling overeen te komen

Wat bieden wij jou? 

• Een halftijdse functie (19u) van onbepaalde duur
• Verloning op schaalniveau C1-3 rekening houdend met relevante anciënniteit (voorbeeld: brutoloon bij 1 jaar relevante ervaring en halftijdse tewerkstelling: € 1.277)
• Maaltijdcheques, fietsvergoeding of woon-werkfiets, groeps- en hospitalisatieverzekering, wettelijk verlof aangevuld met bijkomend verlof
• Een zinvolle job binnen een organisatie die inzet op duurzame mobiliteit en inclusie in Gent.

Hoe solliciteren?

Stuur je motivatiebrief en CV door naar sollicitatie.defietsambassade@stad.gent 

Uiterste datum om te solliciteren: 23/08/2026

Voor meer informatie over deze vacature of bij vragen kan je terecht bij Stef, via fietstaxi.defietsambassade@stad.gent of 0474 74 76 19.

 

Selectieprocedure 

1. Eerste selectie op basis van CV en motivatiebrief. 28 augustus krijg je hierover bericht.

2. We organiseren een gezamenlijk moment met de geselecteerde kandidaten op 15 september van 9u tot 13u. Hou deze datum alvast vrij in je agenda. 

   In een veilige omgeving krijg je de kans om jezelf te laten zien in groep. Ook maken we ruimte voor persoonlijke gesprekken en geven we je een inkijkje in onze werking.

De Fietsambassade staat open voor iedereen. We selecteren kandidaten op basis van hun talenten en motivatie, ongeacht leeftijd, afkomst, gender, beperking of achtergrond.