Vertrouwelijke meldingen binnen de klokkenluidersregeling

Klokkenluiders zijn personen die in een werkcontext informatie over inbreuken krijgen en die inbreuken melden.

Een klokkenluidersmelding kan gaan over alle inbreuken op wetgeving en regelgeving die in Vlaanderen van toepassing zijn. Het gaat om een handeling of nalatigheid die onrechtmatig is, of het doel of de toepassing van regelgeving ondermijnt.

Voorbeelden
Meldingen over corruptie, fraude, discriminatie, grensoverschrijdend gedrag, diefstal, lasterlijke/beledigende berichten op het internet, … .

In alle lokale besturen en Vlaamse overheidsdiensten geldt dezelfde regelgeving. Wie een inbreuk wil melden, volgt een bepaalde procedure en krijgt zo een zekere bescherming. Er is een interne meldingsprocedure, en ook een extern meldingskanaal

Personeelsleden van De Fietsambassade Gent vzw 

Externen die een werkrelatie hebben met De Fietsambassade Gent vzw 

Personen die lid zijn van een bestuurlijk, leidinggevend of toezichthoudend orgaan Ook leden die niet bij het dagelijks bestuur zijn betrokken, vrijwilligers en bezoldigde of onbezoldigde stagiairs.

• Aannemers, onderaannemers, leveranciers en iedereen die werkt onder hun toezicht en leiding.
• Personen die informatie over inbreuken hebben gekregen tijdens een werkrelatie die intussen beëindigd is.
• Personen van wie de werkrelatie nog moet beginnen en die informatie over inbreuken hebben gekregen tijdens de aanwervingsprocedure, of tijdens andere onderhandelingen vóór een contract werd afgesloten.

Let op: Volgende personen kunnen geen inbreuken melden in het kader van de klokkenluidersregeling:

Personen (leden) die enkel deelnemen aan de activiteiten van De Fietsambassade Gent vzw 

• en/of genieten van hun voordelen.
• Burgers kunnen terecht bij Gentinfo of de ombudsvrouw

1. Ben je personeelslid van De Fietsambassade Gent vzw?

Gebruik bij voorkeur het interne meldingskanaal. 

Let op: Ben je door een andere organisatie ter beschikking gesteld aan De Fietsambassade Gent vzw ? Dan word je gezien als externe. Meld een inbreuk van De Fietsambassade Gent vzw dan rechtstreeks bij het externe meldingskanaal.   

Het interne meldingskanaal

Je kunt je interne melding op drie manieren aan het interne meldingskanaal bezorgen.

• Digitaal via de tool.

Dit is de snelste manier voor een vlotte afhandeling. https://fietsambassade.grantthornton-whistle.com/nl/home 
 

• Schriftelijk per brief: Stuur je brief naar dit postadres en vermeld het woord ‘vertrouwelijk’ duidelijk op de omslag:

Vertrouwelijk : tav …

• Telefonisch via  +32 9 266 77 00

Je hebt het recht om binnen een redelijke termijn een afspraak te krijgen voor een fysieke ontmoeting met (een vertegenwoordiger van) het meldingskanaal om de informatie van je melding te bespreken. 

Het externe meldingskanaal

Het intern meldpunt behandelt je melding op een onafhankelijke en doeltreffende manier en geniet dus steeds de voorkeur. Enkel als je denkt dat je melding toch niet doeltreffend intern behandeld kan worden of dat je het risico loopt op represailles, kan je de inbreuk melden bij het extern meldingskanaal Vlaamse Ombudsdienst. Hier vind je de contactgegevens. 

2. Ben je extern en heb je een werkrelatie met De Fietsambassade Gent vzw?

Je moet de inbreuk dan rechtstreeks melden bij het extern meldingskanaal Vlaamse Ombudsdienst. Hier vind je de contactgegevens. 

Voorbeelden van externen:

• sollicitanten;
• vrijwilligers;
• stagiaires;
• interims;
• ex-personeelsleden;
• lokale mandatarissen;
• leveranciers;
• aannemers;
• personeelsleden die door een andere organisatie ter beschikking gesteld zijn aan de De Fietsambassade Gent vzw
• ... 

Wat kan je verwachten nadat je je melding hebt ingediend?

1. Ontvangstbevestiging
2. Bijkomende informatie
3. Maatregelen

Je krijgt binnen 7 dagen na de dag van ontvangst door het meldingskanaal een ontvangstbevestiging.

Wil je geen ontvangstbevestiging krijgen? Vermeld dat dan zeker op het moment dat je je melding doet aan het meldingskanaal!

Het meldingskanaal zal ook geen ontvangstbevestiging sturen als het denkt dat de bescherming van je identiteit in gevaar komt.

Als je melding al binnen 7 dagen is afgehandeld, is een ontvangstbevestiging niet meer nodig en krijg je meteen meer informatie. 

Als de info uit je melding niet volstaat om een correcte beslissing te nemen, dan kan het meldingskanaal nog een intakegesprek met je voeren. Naast een intakegesprek kan het ook informatie verzamelen die nodig is om de onderzoekswaardigheid van de melding te beoordelen.

Je krijgt informatie over wat er met je melding gebeurde binnen 3 maanden na de   dag waarop de ontvangstbevestiging is verstuurd.

Je komt te weten of er maatregelen genomen worden ten gevolge van je melding. We vermelden ook de reden. Let wel: de meldingskanalen mogen jou niet meedelen welke sanctie de betrokken persoon heeft gekregen. Ze mogen ook geen andere informatie bezorgen die het interne onderzoek of de rechten van de betrokken persoon schaadt.

Als er geen ontvangstbevestiging is verstuurd, krijg je die informatie binnen 3 maanden en 7 dagen nadat het meldingskanaal je melding heeft ontvangen.

Als je als klokkenluider een inbreuk meldt, ben je door de regeling beschermd.

Bescherming van identiteit

Je kiest zelf of je anoniem wil melden of je naam bekend wil maken.

Maak je je naam bekend, dan wordt je identiteit beschermd. Het meldingskanaal zorgt dat deze gegevens vertrouwelijk blijven (de toegang tot deze informatie wordt zoveel mogelijk beperkt):

• jouw identiteit;
  • identiteit van de anderen die in de melding genoemd worden;
  • informatie waaruit jouw identiteit of deze van de anderen afgeleid kunnen worden.

Meld je anoniem, dan blijft je identiteit uiteraard ongekend. Dit kan de afhandeling van je melding wel bemoeilijken.

Bescherming tegen sancties

Als klokkenluider word je beschermd tegen eventuele sancties. Je mag niet gestraft worden of nadelen ondervinden omdat je de inbreuk hebt gemeld (bv. negatieve beoordelingen, ontslag ...). Welke sancties je werkgever niet mag nemen, kan je nalezen in artikel III.60/12, §1 van het Bestuursdecreet.

Als klokkenluider kan je informatie ook openbaar maken. Ook dan word je beschermd tegen sancties (als de melding voldoet aan de voorwaarden in artikel III.60/12, §2, tweede lid van het Bestuursdecreet).

Uitzonderingen

• Je kan deze regeling niet gebruiken om een lopende procedure tegen te houden.
• Als je bewust onjuiste informatie meldt of openbaar maakt, krijg je geen bescherming en zijn er wel straffen mogelijk. Je moet dus gegronde redenen hebben om te geloven dat de gemelde informatie op het moment van de melding juist is.

Rechten van de vermoeden schender

De persoon over wie de melding gaat (de vermoede schender), heeft deze rechten:

• geheimhouding van de identiteit;
• recht op een doeltreffende voorziening in rechte;
• recht op een eerlijk proces;
• vermoeden van onschuld;
• recht van verdediging, bijvoorbeeld het recht om gehoord te worden en het recht op toegang tot hun dossier.

Verwerking van je persoonlijke gegevens

Als je persoonlijke gegevens beschikbaar zijn, verwerkt het meldingskanaal jouw gegevens bij de behandeling en registratie van meldingen, op basis van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG).  

Deze gegevens kunnen verwerkt worden:

• naam van de melder;
• contactgegevens en functie van de melder;
• naam van de facilitator (persoon die ondersteuning geeft aan de melder zoals een vertrouwenspersoon, de vakbond, rechtshulp) of van derden die verbonden zijn met de melder en die het slachtoffer kunnen worden van sancties in een werkcontext;
• naam en de functie van de vermoede schender en informatie over de inbreuken;
• naam van de getuigen;
• schriftelijke meldingen;
• stemopnames en het schriftelijke verslag van mondelinge meldingen.

Wil je graag kosteloos advies vooraleer je een inbreuk meldt? 

Personeelsleden

Stuur je adviesvraag als personeelslid naar de Juridische Dienst en Kennisbeheer van de Stad Gent (klokkenluidersadvies@stad.gent).

Je krijgt informatie en advies over de:

• klokkenluiderstool;
• beschikbare procedures die bescherming bieden tegen sancties;
• rechten van de vermoede schender (= persoon over wie de melding gaat).

Externen

Externen kunnen voor advies terecht bij de Vlaamse Ombudsdienst.

Het Bestuursdecreet van de Vlaamse overheid voorziet een procedure waarbij je inbreuken kan melden en bescherming krijgen. Deze regelgeving is gebaseerd op de klokkenluidersrichtlijn 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden.

Lees de klokkenluidersregeling in het Bestuursdecreet